Siarad â chynghorau a chynghorwyr: Cyngor Ymarferol

Mae angen i chi wybod pwy sy'n gwneud beth yn eich awdurdod lleol ac mae hyn yn wahanol ar draws y DU. Dechreuwch gyda'n dogfen “Am Gynghorau ac Awdurdodau Lleol”.

Mae gan y rhan fwyaf o Awdurdodau Lleol wefan a fydd yn rhestru'r adrannau a'r hyn mae pob adran yn ei wneud. Fel arfer bydd y wefan yn cynnwys yr aelodau o staff neu'r cysylltiadau sydd arnoch eu hangen.

Fodd bynnag, os na allwch chi ddod o hyd i beth neu bwy rydych chi’n chwilio amdano, efallai y bydd rhaid i chi ofyn i'r dderbynfa neu’r ddesg weinyddol. Gallwch wneud hyn dros y ffôn neu ar e-bost, pa un bynnag rydych yn fwyaf cyfforddus ag ef.

Mae'r rhan fwyaf o bobl yn defnyddio e-bost y dyddiau hyn ond os na chewch ymateb, fe allech chi ddilyn hynny wythnos yn ddiweddarach gyda galwad ffôn.

Siarad â chynghorau a chynghorwyr: Hyder a Sgiliau Cyfathrebu

It is very normal to feel anxious about speaking to someone who is “official”.

Weithiau maen nhw'n teimlo allan o'u dyfnder, ac weithiau maen nhw'n barod iawn i helpu. Mae’n normal iawn teimlo’n bryderus am siarad â rhywun sy’n “swyddogol”.

Cofiwch fod pawb sy'n gweithio i'r cyngor wedi’u rhwymo i gyfrinachedd a rheolau'r GDPR (preifatrwydd) fel pawb arall. Mae’n normal poeni y gallent drosglwyddo gwybodaeth rhwng adrannau, ond ni fydd hyn yn digwydd. Os ydyn nhw'n mynd i dorri cyfrinachedd, rhaid iddyn nhw ddweud wrthych chi beth maen nhw'n ei wneud, a pham maen nhw'n ei wneud. Gallwch siarad yn breifat ag unrhyw aelod o'r cyngor. Yr unig amser y gall unrhyw un drosglwyddo gwybodaeth breifat yw os oes rhywun mewn perygl o niwed.

Anfon e-bost da

Os ydych chi'n anfon e-bost at rywun yn y cyngor, byddwch yn gwrtais, hyd yn oed os ydych chi'n teimlo'n ddig iawn am rywbeth. Nodwch y rheswm pam eich bod yn anfon e-bost yn glir iawn yn y paragraff cyntaf. Os ydych chi'n teimlo'n ofidus neu'n ddig, dywedwch hynny, ac esboniwch pam.

Er enghraifft:

Rydw i’n anfon e-bost atoch chi am y ffordd mae’r ymylon ffyrdd a’r cloddiau lleol o amgylch fy nhref wedi’u torri’n ôl ganol yr haf. Rydw i wedi cynhyrfu’n fawr oherwydd dyma pryd mae’r rhan fwyaf o’r adar yn nythu, ac mae eu cynefinoedd wedi’u dinistrio bellach.

Os gallwch chi ychwanegu rhai ffeithiau a thystiolaeth, mae hynny yn well fyth:

Fel rydych chi’n gwybod eisoes efallai, rydyn ni wedi colli 70% o’n bioamrywiaeth ers 1970, ac mae hyn yn gwaethygu.

Ond cadwch y cyfan yn fyr ac yn syml – fe allwch chi bob amser gysylltu ag astudiaethau ac erthyglau newyddion eraill sy'n eich cefnogi chi.

Nawr mae angen i chi ddweud wrthyn nhw beth rydych chi eisiau iddyn nhw ei wneud. Er enghraifft:

Fe hoffwn i gwrdd â chi i drafod sut gallwn ni osgoi’r camgymeriad yma yn y dyfodol. Fe hoffwn i gael gwybod pam wnaethoch chi ddewis tocio’r cloddiau ar yr adeg yma, a’ch helpu i fod yn ymwybodol o’r rheoliadau a’r canllawiau ynghylch tymhorau tocio cloddiau. Rydw i’n hapus i ddod i mewn i’ch swyddfa chi / siarad ar-lein / cael galwad ffôn.

Rhowch lawer o opsiynau iddyn nhw fel eu bod yn gallu dewis yr hyn sydd orau iddynt.

Pam siarad â nhw o gwbl? Oherwydd efallai bod rheswm pam mae pethau wedi cael eu gwneud mewn ffordd arbennig. Mae’n dda i bawb wrando cyn iddynt benderfynu. Gallwch hefyd ddod i adnabod y bobl sy'n gyfrifol, a gall hyn eich helpu i ddylanwadu arnynt.

Sut i deimlo’n hyderus ar y ffôn

Paratowch yr hyn rydych chi'n mynd i'w ddweud. Gallwch ei ysgrifennu ar bapur. Mae'n ddefnyddiol iawn ymarfer eich brawddeg gyntaf yn uchel hefyd.

Sefwch tra byddwch chi'n siarad ar y ffôn. Mae hyn yn eich helpu i anadlu'n ddyfnach a gall eich helpu i deimlo'n fwy hyderus.

Fodd bynnag, peidiwch â phoeni os ydych chi'n teimlo'n bryderus! Mae hyn yn normal! Nid yw llawer iawn o bobl yn hoffi defnyddio'r ffôn, yn enwedig gyda phobl nad ydyn nhw'n eu hadnabod. Peidiwch â gwneud i chi’ch hun deimlo’n ddrwg am hyn. Derbyniwch eich bod chi'n teimlo'n nerfus, ac wedyn penderfynwch a yw'n rhywbeth rydych chi eisiau ei wneud o hyd, neu allwch chi anfon e-bost atynt yn lle ffonio.

Os oes raid i chi ffonio, gwnewch hynny yn gyntaf. Os oes gennych chi bethau eraill i'w gwneud y diwrnod hwnnw, gwnewch y peth nad ydych chi eisiau ei wneud cyn unrhyw beth arall. Mae hyn yn ei atal rhag bod yn rhywbeth sy'n eich poeni chi drwy'r dydd.

Peidiwch â bod ofn dweud, “Mae'n ddrwg gen i, rydw i wedi colli fy lle braidd. Gadewch imi ddechrau eto.” Cymerwch anadl ddofn ac ewch yn ôl i ddechrau'r hyn roeddech yn ei ddweud. Ceisiwch fod yn rhywle heb bethau’n tynnu eich sylw a heb lawer o sŵn.

Gwnewch yn siŵr bod rhyw fath o wobr yn aros amdanoch chi ar ôl yr alwad ffôn! Gall hyn fod yn unrhyw beth o bum munud yn eistedd yn yr ardd, yn mwynhau'r blodau, i damaid o gacen gyda phaned o de. Beth bynnag sy'n gwneud i chi wenu.

Os yw galwadau ffôn yn anodd i chi, a'ch bod wedi gwneud un beth bynnag - DA IAWN! Nid yw rhai pobl yn gwybod pa mor anodd y gall fod. Ond mae llawer o bobl yn gwybod ei fod yn anodd, felly gallwch chi deimlo'n falch ohonoch chi'ch hun yn bendant.

Sut i deimlo’n hyderus ar alwad fideo

Gwisgwch ddillad sy'n gwneud i chi deimlo'n dda, gan gynnwys eich esgidiau.

Cymerwch eich amser i sefydlu'r gofod. Nid dau funud cyn yr alwad yw'r amser i ddarganfod bod y camera yn rhy isel.

Gwnewch yn siŵr eich bod mewn lleoliad heb lawer o sŵn na phethau i dynnu eich sylw. Ysgrifennwch yr hyn yr hoffech ei ddweud ar gardiau nodiadau neu ar bapur.

Mae gweld eich wyneb eich hun yn gallu tynnu sylw. Gallwch chi ddiffodd llun eich wyneb a chanolbwyntio ar wyneb y person arall yn unig - yn union fel mewn bywyd go iawn. Mae llawer o bobl yn teimlo bod hyn yn ddefnyddiol.

Peidiwch â theimlo rheidrwydd i siarad drwy'r amser. Mae caniatáu saib rhwng pobl yn siarad yn beth da oherwydd gall fod oedi hefyd.

Mae pawb yn anghofio eu bod wedi’u ‘mudo’ o dro i dro, hyd yn oed Prif Weithredwyr. Felly peidiwch â phoeni os yw'n digwydd i chi!