Unwaith y byddwch chi wedi sefydlu eich cyfrif banc, bydd angen i chi ei reoli. Mae hyn yn golygu ystyried incwm, costau a chyllidebau. Ond peidiwch â phoeni, mae'n symlach nag ydych chi’n ei feddwl.

Rôl y trysorydd

Dylai eich pwyllgor gynnwys trysorydd sy’n gyfrifol am ofalu am gyllid y grŵp.

Mae'r trysorydd yn delio â dyletswyddau a phenderfyniadau o ddydd i ddydd, fel cofnodi incwm a threuliau, cysylltu â'r banc a rheoli'r cyfrif banc. Yn gryno, dylai’r trysorydd wybod faint o arian sydd gan y grŵp, faint sy’n cael ei wario a faint sy’n dod i mewn.

Cofiwch, dydi hyn ddim yn golygu mai’r trysorydd ydi’r unig berson sy’n atebol. Mae’r cyfrifoldeb yma’n cael ei rannu ar draws y pwyllgor rheoli felly gwnewch yn siŵr bod pob aelod o’r pwyllgor yn ymwybodol o sut mae cyllid y grŵp yn gweithio.

Mae’n syniad da neilltuo rhan o bob cyfarfod pwyllgor i gyllid felly ystyriwch roi 10 munud i’ch trysorydd adrodd ar incwm a gwariant.

Efallai y byddwch chi eisiau ysgrifennu rhestr o reolau ariannol ar gyfer eich grŵp i wneud yn siŵr bod holl aelodau’r pwyllgor yn ymwybodol o sut mae arian yn cael ei reoli. Mae The Resource Centre – gwefan ddefnyddiol ar gyfer grwpiau cymunedol – yn cynnig erthygl ddefnyddiol sy’n amlinellu’r hyn y gallech chi ei gynnwys yn eich llyfr rheolau.

Cofnodi treuliau

Cadwch gopi o anfonebau a derbynebau bob amser, os ydych chi’n talu gyda cherdyn, arian parod neu siec.

Pan fyddwch chi’n talu gydag arian parod, ysgrifennwch daleb arian mân a gofynnwch i'r person sy'n derbyn yr arian lofnodi. Rhowch rif i'r daleb a'i hatodi i'r dderbynneb.

Ar gyfer sieciau, nodwch ar y bonyn werth y taliad ac enw'r person sy’n derbyn y taliad.

Ewch ati i greu ffurflen syml yn cofnodi’r holl daliadau BACS a cherdyn debyd – cofnodwch y swm, y dyddiad a phwy rydych chi’n talu iddo.

Creu llyfr cyfrifon

Dylid cofnodi'r holl arian sy'n dod i mewn (derbynebau) a’r arian sy’n mynd allan (taliadau) mewn llyfr cyfrifon papur neu daenlen ar gyfrifiadur. Os ydi eich cyfrifon chi’n syml iawn, efallai mai dim ond tudalen mewn llyfr nodiadau fydd arnoch chi ei hangen.

Dylid cofnodi cofnodion cymhlethach ar daenlen neu dabl gyda cholofnau niferus. Mae The Resource Centre yn darparu dau dempled i’w lawrlwytho i'ch rhoi chi ar ben ffordd.

Os ydych chi’n delio mewn arian parod, gwnewch yn siŵr bod gennych chi gyfrif arian parod a chyfrif banc / cymdeithas adeiladu. Rhaid cael cofnod ar gyfer pob cyfrif. Os ydych chi'n talu arian parod i mewn i'ch banc neu'n tynnu arian parod allan, dylid cofnodi hyn fel trosglwyddo arian o un cyfrif i'r llall. Er enghraifft, ‘arian parod o fanc’ neu ‘arian parod i fanc’.

Archwiliadau rheolaidd

Ar ddiwedd pob mis, gwiriwch eich cyfrif arian parod a'ch cyfrif banc i sicrhau bod eich cofnodion yn cyfateb. Gobeithio bydd swm yr arian parod yn y tun yn cyfateb i'r balans ar eich cofnod. Os nad yw eich cyfrif arian parod yn cyfateb i'r arian parod yn y tun, peidiwch â chario'r gwall yma drosodd i’r mis nesaf. Yn lle hynny, ychwanegwch daliad neu dderbynneb i'r llyfr cyfrifon i wneud i'r gwerthoedd gyfateb a nodwch hyn fel “gwall arian parod”.

Peidiwch â defnyddio eich arian parod eich hun i sicrhau balans. 

Ar gyfer eich cyfrif banc, gwiriwch eich datganiad banc misol a gwnewch yn siŵr bod pob trafodyn wedi'i ysgrifennu yn eich taenlen neu eich llyfr cyfrifon. Ystyriwch unrhyw flaendaliadau munud olaf neu daliadau sydd heb ymddangos eto yn y datganiad ac addaswch y llyfr cyfrifon.

Cariwch y balans terfynol drosodd i'r mis nesaf.

Ysgrifennu cyllideb

Mae cyllidebu’n rhan bwysig o reoli eich cyfrifon. Mae'n helpu i sicrhau bod gennych chi ddigon o arian i dalu am eich gweithgareddau arfaethedig.

Mae cyllideb yn gynllun o unrhyw incwm a gwariant sy’n eich helpu chi i ragweld a oes gennych chi ddigon o arian i fwrw ymlaen â’ch prosiect(au). Meddyliwch beth fydd eich gwariant a faint mae'n debygol o gostio. Gallai hyn fod yn fawr

Mae'n bwysig cael mwy nag un person i ysgrifennu'r gyllideb. Gall ail neu drydydd pâr o lygaid helpu i sylwi ar unrhyw fylchau a lleddfu rhywfaint o'r pwysau rydych chi’n ei deimlo efallai, ynghylch mai dim ond chi sy’n gyfrifol am bopeth.

Mae’r canllaw yma gan The Resource Centre yn rhoi cyflwyniad gwych i gyllidebau ar gyfer grwpiau cymunedol.

Cefnogi eich cyllideb gyda llif arian

Mae llif arian yn gysylltiedig â’ch cyllideb ond nid yw yr un peth. Meddyliwch amdano fel rhagfynegiad o ba incwm a gwariant rydych chi’n eu disgwyl a phryd byddant yn cyrraedd ac yn gadael eich cyfrif.

Mae hyn yn eich helpu chi i gynllunio ymlaen llaw a gweld beth allwch chi ei gyflawni gyda'ch incwm a'ch gwariant disgwyliedig. Mae’r Cyngor Cenedlaethol ar gyfer Mudiadau Gwirfoddol wedi cynhyrchu adnoddau a chanllawiau defnyddiol ar gyfer cyllidebu.

Dydych chi ddim yn gallu bod yn siŵr bob amser faint yn union o incwm fydd gennych chi neu faint fydd pethau’n ei gostio, felly peidiwch â phoeni am sicrhau bod eich cyllideb a’ch llif arian yn berffaith. Fe allwch chi addasu pethau wrth fynd bob amser a chofiwch mai amcangyfrif yn unig ydi hwn.

Mae gan Lywodraeth y DU dudalen o wybodaeth ddefnyddiol yma ar gyfer bancio elusennol. Mae llawer o'r cyngor yma’n berthnasol hefyd i grwpiau cymunedol heb statws elusen.

Mae llawer o wybodaeth yn y canllaw yma. Un adran arbennig o ddefnyddiol yn ein barn ni, ac rydyn ni’n argymell i chi ei darllen, yw’r adran ar fesurau rheoli ariannol mewnol. Mae hwn yn faes allweddol y mae llawer o grwpiau’n ei fethu.